Peran Guru Dalam Administrasi di SMK PGRI 1 Jombang

BAB I

PENDAHULUAN

 

A.     Latar Belakang Masalah

Guru merupakan salah satu pelaku dalam kegiatan sekolah. Oleh karena itu, ia dituntut untuk mengenal tempat bekerjanya itu. Pemahaman tentang apa yang terjadi disekolah akan banyak membantu mereka memperlancar tugasnya sebagai pengelola langsung proses belajar-mengajar. Guru perlu memahami faktor-faktor yang langsung dan tidak langsung menunjang proses belajar mengajar.

Bagi guru, pemahaman tentang administrasi pengembangan kurikulum akan sangat membantu dalam menerjemahkan kurikulum dalam menerjemahkan kurikulum menjadi pengalamn belajar siswa, pemahaman tentang administrasi kesiswaan akan sangat membantu mereka dalam mrnjalankan tugas memproses siswa tersebut menjadi lulusan yang bermutu tinggi, pemahaman tentang pengelolaan personel akan membantu upaya pengembangan pribadi dan profesionalnya, pemahaman pengelolahan prasarana dan sarana membantu memperluas  wawasan tentang bagaimana ia dapat berperan dalam merencanakan, menggunakan dan mengevaluasi prasarana dan sarana yang ada sehingga prasarana dan sarana tersebut dapat dimanfaatkan secara optimal, pemahaman tentang seluk-beluk administrasi keuangan membantu guru dalam menetapkan prioritas pelaksanaan tugasnya, karena pada akhirnya dana untuk menunjang kegiatannya juga terbatas, pemahaman tentang hubungan sekolah dan masyarakat akan membantu guru dalam usaha mereka menjadikan sekolah bagian yang tidak terpisahkan dari masyarakat, sehingga terjalin kerja sama yang baik diantara keduannya.

Guru merupakan salah satu komponen sistem pendidikan yang memiliki peran sangat besar dalam mencapai tujuan pendidikan. Jika dilihat secara luas, guru bukan hanya sekedar menyampaikan ilmu pengetahuan kepada peserta didik. Tetapi juga dibutuhkan guru yang secara terampil dan handal mampu menangani administrasi di sekolah. Namun, kenyataan yang ada di lapangan, sebagian besar guru memiliki pengetahuan dan pengalaman tentang tata administrasi sekolah yang rendah. Hal tersebut menjadi sebuah fenomena yang perlu untuk dituntaskan dengan segera. Karena, peran dari seorang tenaga tata administrasi di dalam sebuah sekolah sangatlah dibutuhkan. Oleh karena itu, penulis akan mengkaji makalah tentang ”Peran Guru Dalam Administrasi di SMK PGRI 1 Jombang”. Dengan tujuan agar dapat memberikan pengetahuan tentang tugas dan peran guru dalam menjalankan administrasi di sekolah SMK PGRI 1 Jombang.

 

B.     Rumusan Masalah

1.      Apa yang dimaksud Administrasi sekolah?

2.      Apa peran guru dalam administrasi di sekolah?

 

C.     Tujuan

1.      Mengetahui yang dimaksud administrasi sekolah.

2.      Mengetahui peran guru dalam administrasi pendidikan di sekolah.

 

 

BAB II

PEMBAHASAN

 

A.    Peran Guru Dalam Administrasi Sekolah

   Guru merupakan salah satu komponen dalam sistem pendidikan yang memiliki peran yang sangat besar dalam pencapaian tujuan pendidikan. Peran guru bukanlah hanya sekedar menyampaikan ilmu pengetahuan kepada peserta didik. Namun jika dilihat secara luas guru juga berperan sebagai administrator pendidikan. Administrasi adalah suatu kegiatan atau usaha untuk membantu melayani, mengarahkan atau mengatur semua kegiatan dalam mencapai suatu tujuan. Administrasi pendidikan adalah segenap proses pengarahan segala sesuatu baik personel, spiritual, maupun material yang bersangkutan dengan pencapaian tujuan pendidikan. Jika guru mampu melaksanakan tugasnya dalam pendidikan serta mampu berperan sebagai administrator di sekolah maka dapat dikatakan guru tersebut mampu memenuhi tuntutan profesionalisme seorang guru.

                               Partisipasi guru dalam administrasi sekolah sangat penting dan menjadi keharusan. Partisipasi dimaksud hendaknya ditafsirkan sebagai kesempatan-kesempatan kepada  para guru dan kepala sekolah untuk member contoh tentang bagaimana demokrasi dapat diterapkan untik memecahkansebagai masalah pendidikan.

Adapun peranan guru dalam Administrasi pendidikan di sekolah yang sesuai dengan klasifikasinya yaitu :

1.     Administrasi Kurikulum

Kurikulum merupakan komponen yang sangat penting dalam suatu sistem pendidikan yang berperan sebagai penuntun dalam kegiatan belajar mengajar di sekolah. Kurikulum dapat diartikan secara sempit atau luas. Dalam pengertian secara sempit kurikulum diartikan sebagai sejumlah mata pelajaran yang diberikan di sekolah, sedangkan dalam pengertian luas kurikulum adalah semua pengalaman belajar yang diberikan sekolah kepada siswa, selama mereka mengikuti pendidikan di sekolah itu. Undang-undang nomor 2 tahun 1989 mengartikan kurikulum sebagaiseperangkat rencana dan pengaturan mengenai isi dan bahan pelajaran serta cara yang digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan kegiatan belajar-mengajar.

Perencanaan dalam pengembangan kurikulum sekolahsebagian besar telahdilaksanakan oleh departemen pendidikan dan kebudayaan di tingkat pusat. Ini tidakberarti bahwa di tingkat kantor wilayah atau di tingkat sekolah, tidak adapengembangan kurikulum lebih lanjut.

            Perencanaan kurikulum sekolah oleh departemen pendidikan dan kebudayaan tingkat pusat biasanya meliputi kegiatan sebagai berikut :

1.      Penyususnan kurikulum dan kelengkapan pedoman yang terdiri atas :

a.       Ketentuan-ketentuan pokok

b.      Garis-garis besar program pengajaran

c.       Pedoman pelaksanaan kurikulum

2.      Pedoman-pedoman teknis pelaksanaan kurikulum lainnya, antara lain pedoman penyususnan dan kalenmder pendidikan, pedoman penyusunan program pengajaran, pedoman penyusunan satuan acara pengajaran, pembagian tugas guru, dan penyusunan jadwal pelajaran.

 

Didalam pelaksanaan kurikulum tugas guru adalah mengkaji kurikulum tersebut melauli kegiatan perseorangan atau kelompok (dapat dengan sesama guru di satu sekolah, dengan guiru di sekolah lain atau dengan kepala sekolah dan personal pendidikan dan personal lain seperti pengawas). Dengan demikian guru dan kepala sekolah memahami kurikulum tersebut sebelum dilaksanakan.

Perencanaan dan pengembangan kurikulum oleh guru antara lain juga meliputi penyusunan program pengajaran serta penyusunan satuan acara pengajaran atau satuan pelajaran.

1. Pengembangan

a.       Prosedur pembahasan materi kurikulum.

b.      Penambahan mata pelajaran sesuai dengan lingkungan sekolah.

c.       Penjabaran dan penambahan bahan kajian mata pelajaran.

 

2.Pelaksanaan kurikulum

a.       Penyusunan dan pengembangan satuan pengajaran.
b.      Prosedur penyusunan satuan pengajaran.
c.       Pengembangan satuan pengajaran.
d.      Penggunaan satuan pengajaran bukan buatan guru sendiri.
e.       Pelaksanaan proses belajar mengajar.
f.        Pengaturan ruang belajar.
g.      Kegiatan kokurikuler dan ekstrakurikuler.
h.      Evaluasi hasil belajar dan program belajar.

 

2.      Administrasi Kesiswaan

Administrasi kesiswaan merupakan proses pengurusan segala hal yang berkaitan dengan siswa disuatu sekolah mulai dari perencanaan siswa baru, membimbing siswa baru dalam masa orientasi, pembinaan selama siswa berada di sekolah, mendata hasil prestasi siswa di kelas, sampai siswa menamatkan pendidikannya melalui penciptaan suasana yang kondusif terhadap berlangsungnya Proses Belajar Mengajar.

Tugas kepala sekolah dan para guru dalam hal ini adalah memberikan layanan kepada siswa, dengan memenuhi kebutuhan mereka sesuai dengan tujuan pendidikan yang telah ditetapkan.

a.       Kegiatan dalam administrasi kesiswaan

Kegiatan dalam administrasi kesiswaan dapat di pilih menjadi tiga bagian besar, yaitu kegiatan penerimaan siswa, pembinaan siswa, dan tamat belajar.

b.      Peranan guru dalam Administrasi kesiswaan

a.       Dalam penerimaan siswa para guru dapat di libatkan untuk ambil bagian. Di antara mereka dapat ditunjuk sebagai panitia penerimaan yang dapat melaksanakan tugas-tugas teknis mulai dari pencatatan penerimaan sampai dengan pelaporan pelaksanaan tugas.
b.      Guru diharapkan mampu mencatat atau merekam kehadiran siswa. Data kehadiran ini di mungkinkan untuk bahan pertimbangan penilaian terhadap siswa, misalnya sebagai pertimbangan penetapan kenaikan kelas.
c.       Dalam memotivasi siswa untuk senantiasa berprestasi tinggi, guru juga harus mampu menciptakan suasana yang mendukung hal tersebut. Hal ini dapat dilakukan misalnya dengan membuat grafik prestasi belajar siswa-siswanya.
d.      Guru juga harus mampu menegakkan disiplin dan tidak merusaknya sendiri. Disamping itu guru juga harus mampu mengambil keputusan secara bijaksana dan konsisten untuk memberikan ganjaran dan hukuman kepada para siswa yang lantas mendapatnya.

 

3.      Administrasi Keuangan

Kepala sekolah bertanggung jawab atas biaya pendidikan. Namun demikian, diharapkan guru juga ikut berperan dalam administrasi biaya, walaupun hal ini akan menambah beban guru, hal ini juga merupakan kesempatan yang diberikan kepada guru untuk ikut serta mengarahkan pembiayaan untuk perbaikan proses belajar mengajar.

Administrasi keuangan meliputi kegiatan perencanaan, penggunaan, pencatatan data, pelaporan dan pertanggung jawaban dana yang dialokasikan untuk penyelenggaraan sekolah. Tujuan administrasi ini adalah untuk mewujudkan ketertiban administrasi keuangan, sehingga pengurusannya dapat dipertanggung jawaban sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Peranan guru dalam administrasi keuangan meliputi:

a.       Membuat file keuangan sesuai dengan dana pembangunan.

b.      Membuat laporan data usulan pembayaran gaji atau rapel ke Pemerintah Kota.

c.       Membuat pembukuan penerimaan dan penggunaan dana pembangunan.

d.      Membuat laporan dana pembangunan pada akhir tahun anggaran.

e.       Membuat laporan Rancangan Anggaran Pendapatan Bantuan Sekolah (RAPBS ).

f.        Membuat laporan tribulan dana Bantuan Operasional Sekolah ( BOS ).

g.      Menyetorkan pajak PPN dan PPh.

h.      Membagikan gaji atau rapel.

i.        Menyimpan dan membuat arsip peraturan keuangan sekolah.

 

4.      Administrasi Prasarana dan Sarana Pendidikan

Prasarana dan sarana pendidikan adalah semua benda baik yang bergerak maupun tidak bergerak, yang diperlukan sebagai penunjang kegiatan belajar-mengajar baik secara langsung maupun tidak langsung.Administrasi prasarana dan sarana pendidikan merupakan keseluruhan perencanaan pengadaaan, pendayagunaan dan pengawasan prasarana peralatan yang digunakan untuk menunjang pendidikan agar tujuan pendidikan yang telah ditetapkan dapat dicapai.

Salah satu contoh sarana dan prasarana pendidikan yang langsung digunakan dalam pembelajaran adalah media pembelajaran.Media pembelajaran adalah segala macam sarana yang dapat dipergunakan untuk menyampaikan pesan pembelajaran guna menopang pencapaian hasil belajar.

Kebijakan pemerintah tentang pengelolaan sarana dan prasarana sekolah tertuang di dalam UU No. 20 tahun 2003 tentang Sisdiknas pasal 45 ayat (1) yaitu ”setiap satuan pendidikan formal dan nonformal menyediakan sarana dan prasarana yang memenuhi keperluan pendidikan sesuai dengan pertumbuhan dan perkembangan potensi fisik, kecerdasan intelektual, sosial, emosional dan kejiwaan peserta didik.

Adapun peranan guru dalam administrasi prasarana dan sarana adalah perencanaan, pemanfaatan dan pemeliharaan, serta pengawasan penggunaan prasarana dan sarana yang dimaksud.

1)        Perencanaan

Perencanaan pengadaan barang menuntut keterlibatan guru karena semua barang yang dipergunakan dalam proses belajar mengajar harus sesuai dengan rancangan kegiatan belajar mengajar. perencanaan pengadaan barang yang menuntut keterlibatan guru diantaranya adalah pengadaan alat pengajaran dan media pengajaran.

1)  Pemanfaatan dan pemeliharaan

Guru harus dapat memanfaatkan  segala sarana seoptimal mugkin dan bertanggung jawab penuh terhadap keselamatan pemakaian sarana dan prasarana pengajaran yang ada.

2)  Pengawasan penggunaan

Apabila sarana dan prasarana pendidikan itu digunakan oleh siswa yang ada dikelasnya, maka tugas guru adalah melakukan pengawasan atau memberikan arahan agar siswa dapat menggunakan atau memakai sarana dan prasarana pendidikan sebagaimana mestinya.

 

5.      Administrasi Personel

Personel pendidikan dalam arti luas meliputi guru, pegawai, dan siswa.Dalam pembahasan ini yang dimaksud dengan personel pendidikan adalah golongan petugas yang membidangi kegiatan edukatif dan yang membidangi kegiatan nonedukatif (ketatausahaan).Pembahasan administrasi personel ini dibatasi dan difokuskan kepada pembahaasan guru sekolah menengah sebagai pegawai negeri.

Pegawai negeri adalah mereka yang telah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan dalam perundang-undangan yang berlaku, kemudian diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri atau disertai tugas Negara lainnya yangditetapkan berdasarkan suatu perundang-undangan yang berlaku. Seorang calon guru bisa menjadi seorang pegawai negeri jika telah melalui rekrutmen guru.

Rekrutmen merupakan suatu aktivitas manajemen yang mengupayakan didapatkannya seorang atau lebih calon pegawai yang betul-betul potensial untuk menduduki posisi tertentu atau melaksanakan tugas tertentu di sebuah lembaga.

Adapun peran guru dalam administrasi personal adalah:

a.       Membuat buku induk pegawai

b.      Membantu memperlancar  kebijaksanaan-kebijaksanaan dalam kepegawaian seperti kenaikan pangkat, kepindahan (mutasi), pemberhentian (pensiun), pemberhentian (pemecatan), Karpeg, Cuti, dan sebagainya.

c.       Membuat inventarisasi semua file kepegawaian, baik kepala sekolah, guru, maupun tenaga tata administrasi.

d.      Membuat laporan rutin kepegawaian harian, mingguan, bulanan dan tahunan.

e.       Membuat laporan data sekolah dan pegawai

f.        Mencatat tenaga pendidik yang akan mengikuti penataran

g.      Mempersiapkan surat keputusan Kepala Sekolah tentang proses KBM, surat tugas, surat kuasa, dan lain-lain.

 

6.  Administrasi Hubungan Sekolah dengan Masyarakat (Husemas)

            Sebuah sekolah yang berada di tengah-tengah masyarakat dapat berfungsi sebagai lembaga yang menjaga kelestarian nilai-nilai positif yang ada didalam masyarakat, agar perwarisan nilai-nilai masyarakat itu berlangsung dengan itu berlangsung dengan baik serta sebagai lembaga yang dapat mendorong perubahan nilai dan tradisi itu sesuai dengan kemajuan dan tuntutan kehidupan serta pembangunan. Kedua fungsi ini memerlukan saling pemahaman antara sekolah dan masyarakat. Salah satu kompetensi yang harus dimiliki guru adalah kompetensi sosial. Kompetensi sosial dalam kegiatan belajar ini berkaitan erat dengan kemampuan guru dalam berkomunikasi dengan masyarakat di sekitar sekolah dan masyarakat tempat guru hidup, sehingga peranan dan cara guru berkomunikasi di masyarakat diharapkan memiliki karakteristik tersendiri yang sedikit banyak berbeda dengan orang lain yang bukan guru.

Husemas adalah suatu proses komunikasi antara sekolah dengan masyarakat untuk meningkatkan pengertian masyarakat tentang kebutuhan serta kegiatan pendidikan sertamendorong minat dan kerjasama untuk masyarakat dalam peningkatan dan pengembangan sekolah.

Definisi di atas mengandung beberapa elemen penting, sebagai berikut :

Terdapat tujuan dan kepentingan yang sama antara sekolah dengan masyarakat.

a)      Masyarakat memerlukan sekolah untuk menjamin anak-anaknya menjadi generasi penerus yang lebih baik, demikian pula sekolah.
b)      Untuk memenuhinya, masyarakat perlu berperan serta dalam pengembangan sekolah. Maksud dari berperan serta adalah ikut andil dalam kehidupan masyarakat tentang hal-hal yang terjadi disekolah, serta sebagai pembangun dalam usaha perbaikan sekolah
c)      Untuk meningkatkan peran serta itu diperlukan kerjasama yang baik melalui komunikasi dua arah yang efisien.

Tujuan utama yang ingin dicapai dengan mengembangan kegiatan husemas adalah :

a)      Meningkatkan pemahaman masyarakat tentang tujuan serta sasaran yang ingin direalisasikan sekolah.
b)      Meningkatkan pemahaman sekolah tentang keadaan serta aspirasi masyarakat tersebut terhadap sekolah.
c)      Meningkatkan usaha orang tua siswa dan guru-guru dalam memenuhi kebutuhan siswa, meningkatkan kuantitas serta kualitas bantuan orang tua siswa dalam kegiatan pendidikan sekolah.
d)      Meningkatkan kesadaran masyarakat tentang pentingnya peran serta mereka dalam memajukan pendidikan di sekolah dalam era pengembangan.
e)      Memelihara kepercayaan masyarakat terhadap sekolah serta apa yang dilakukan sekolah.
f)       Pertanggung jawaban sekolah atas harapan yang dibebankan masyarakat kepada sekolah.
g)      Mendapat dukungan serta bantuan dari masyarakat dalam memperoleh sumber-sumber yangdiperlukan untuk meneruskan dan meningkatkan program sekolah.

 

Peranan guru dalam hubungan sekolah masyarakat

Guru merupakan kunci penting dalam kegiatan husemas di sekolah menengah. Ada beberapa hal yang dapat dilakukan guru dalam kegiatan husemas itu, yaitu :

a)      Membantu sekolah dalam melaksanakan teknik-teknik husemas.

b)      Membuat dirinya lebih baik lagi dalam bermasyarakat.

c)      Dalam melaksanakan semua itu guru harus melaksanakan kode etiknya (kode etik guru).

7. Administrasi Layanan Khusus

Proses belajar mengajar memerlukan dukungan fasilitas yang tidak secara langsung dipergunakan di kelas. Fasilitas yang dimaksud antara lain adalah pusat sumber belajar, unit kesehatan siswa dan kafetaria sekolah.

Layanan khusus adalah suatu usaha yang tidak secara langsung berkenaan dengan proses belajar mengajar dikelas, tetapi secara khusus di berikan oleh sekolah kepada para siswanya agar mereka lebih optimal dalam melaksanakan proses belajar.

Ada 2 jenis layanan khusus:

a)      Pusat Sumber Belajar

Pusat sumber belajar (TPSB) adalah unit kegiatan yang mempunyai fungsi untuk memproduksi,mengadakan,menyimpan, serta melayani bahan pengajaran sesuai dengan kebutuhan pelaksaan proses belajar-mengajar dikelas atau pelaksanaan pendidikan disekolah pada umumnya. Pusat sumber belajar dirancang untuk membantu pelaksanaan pendidikan disekolah. Oleh karena, pusat sumber belajar , pusat sumber belajar harus di administrasikan secara profesional.

            Pusat sumber belajar dapat berisi bahan-bahan perpustakaan di tambah media pendidikan baik diproduksi sekolah sendiri, dibeli, dari dana yang tersedi, diberi oleh masyarakat (BP3) ataupun diberi oleh pemerintah.

Pusat sumber belajar yang ideal belum menjadi suatu kebutuhan primer disekolah. Namun kehadiran perpustakaan disekolah sudah merupakan kebutuhan mutlak. Dalam bagian-bagian berikut pembicaraan lebih banyak ditekankan kepada perpustakaan.

Fungsi Perpustakaan:

• 1)      Fungsi pendidikan yaitu memberikan kesempatan kepada siswa untuk menambah pengetahuan atau mempelajari kembali materi-materi pelajaran yang telah diberikan oleh guru kelas. Siswa yang rajin akan selalu mencari atau mendalami apa yang telah diajarkan oleh guru di kelas.
• 2)      Fungsi informasi, yaitu tempat mencari informasi yang berkenaan dengan pemenuhan rasa ingin tahu siswa dan guru.
• 3)      Fungsi rekreasi, yaitu memberikan kesempatan kepada siswa dan guru untuk menikmati bahan yang ada
• 4)      Fungsi penelitian, yaitu menggunakan perpustakaan sebagai jawaban terhadap berbagai pertanyaan ilmiah.

b)   Kafetaria warung/kantin sekolah

Pertimbangan awal pendirian awal kafetaria/warung/ kantin sekolah adalah bukan karena unsur bisnis semata, tanpa memperitungkan aspek lain yang lebih penting. Keberadaan kafetaria/warung/ kantin sekolah diharap mampu menyokong kelancaran proses belajar mengajar dari sisi keperluan akan makanan bagi siswa.

Kafetaria/warung/ kantin sekolah secara langsung mempunyai kaitan dengan proses belajar mengajar di sekolah.Adakalanya proses belajar mengajar  tidak dapat berjalan sebagaimana mestinya, karenasiswalapardanhaus.kafetaria/warung/kantin sekolah tidak harus diadministrasikan oleh pribadi di luar sekolah atau oleh dharma wanita sekolah namun  kafetaria/warung/ kantin sekolah ini tidak boleh terlepas dari perhatian kepala sekolah. kafetaria/warung/ kantin sekolah itu mempunyai sumbangan positif dalam proses belajar anak di sekolah.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam administrasi kafetaria itu adalah :

• Administrasi kafetaria/warung/ kantin sekolah harus menjaga kesehatan
• ( higienitas) masakan-masakan yang dijajakan kepada siswa
• Kebersihan tempat juga harus menjadi pertimbangan utama, karena kebersihan diharapkan dapat menjauhkan penyebaran hama penyakit
• Makan makanan yang disediakan hendaknya makanan yag bergizi tinggi, dan bila mana perlu dapat menambah vitamin-vitamin yang diperlukan siswa pada umumnya.
•  Harga makanan-makanan hendaknnya dapat dijangkau atau sesuai dengan kondisi ekonomi siswa
• Usahakan kafetaria/warung/ kantin sekolah tidak memberikan kesempatan kepada siswa untuk berlama-lama atau nongkrong.kondisi yang demikian akan menyokong munculnya perilaku negatif.
• Guru tidak harus terlibat dalam administrasi kafetaria/warung/ kantin sekolah,lebih-lebih lagi kalau kafetaria/warung/ kantin sekolah itu di administrasikan oleh pihak luar sekolah. Guru baik secara pribadi maupun kelompok dapat melakukan pengamatan atau observasi sederhana  secara terus-menerus terhadap makanan-makanan atau minumanyang dijajakan. Kafetaria/warung/ kantin sekola. hasil pengamatan ini dapat dijadikan umpan balik untuk langkah-langkah- langkah perbaikan kafetaria tersebut.
• Guru juga dapat memberikan nasehat  kepada siswa tentang makanan yang bersih dan sehat, serta akibatnya apabila siswa memakan makanan –makanan yang tidakbersih dan tidak sehat. Guru dapat menganjurkan kepada siswa untuk memilih tempat-tempat mana yang makanannya sehat dan bersih.